Vertrouwen stop je toch ook niet in de kluis

Sturen op waardecreatie in plaats van kostenreductie

Arjenne Jetzes, manager Vastgoed bij Woonvisie, geeft een toelichting op de uitvraag en de wijze waarop deze in de markt is gezet. Het project is op basis van de gewenste prestatie in de markt gezet. Dat houdt in dat het resultaat wordt omschreven maar niet hoe dat tot stand moet worden gebracht. Het resultaat moest het niveau van nieuwbouw hebben, maar het hoefde geen nieuwbouw te zijn. Het gedachtegoed achter deze werkwijze is dat bij het inkopen niet wordt gestuurd op kostenreductie maar op waardecreatie. Je vraagt een expert om dat voor je te realiseren. De selectie heeft plaatsgevonden volgens het Best Value Procurement (BVP) principe en kent vier fasen. Van voorbereiding, omschrijven-inschrijven-beoogde gunning, concretisering naar uitvoering. Hoewel er minder op papier komt te staan bij de uitvraag, vergt het een heel goede voorbereiding van de opdrachtgever. Men startte hier in 2014 met acht partijen. Het gunningsproces is gestoeld op de weging van de beweringen die de inschrijvers doen om de doelstellingen te halen met daarnaast nog een kansen- en risicodossier. Na de eerste ronde waren er vier partijen over. Met hen zijn interviews gehouden die duidelijk moesten maken of de mensen echt de expert zijn voor het project. Daarna is de uiteindelijke partij geselecteerd. Met deze partij is een UAV-GC (geïntegreerd contract) afgesloten

Plan uitgewerkt tijdens concretiseringsfase

Sander Willems van Willems Vastgoedonderhoud, het bedrijf dat de selectie heeft gewonnen: ‘Die interviews, dat vond ik nogal wat. Je moest het team laten komen dat daadwerkelijk ook het werk gaat doen. We hebben het zekere voor het onzekere genomen en interviewtraining gedaan. Je krijgt vragen over wat je hebt ingediend en over de risico’s die ook andere bedrijven hadden genoemd. Wat vreemd is, is dat er nog toeschouwers zijn bij dat interview. Het voelt heel ongemakkelijk.’

Het plan wordt tijdens de concretiseringsfase uitgewerkt. Jan van Duijvendijk (Barnsteen Advocatuur) ‘Dan heb je voor de uitwerking neem ik aan een contract.’ Dat is niet het geval. Sterker nog, de uitwerking gebeurt nog altijd zonder overleg met de opdrachtgever. Sander Willems: ‘Bij de uitvraag was naast het budget een beeldkwaliteitplan gevoegd, we wisten wat men wilde hebben. Wij hebben drie varianten (waaronder een voorstel met nieuwbouw) uitgewerkt en deze met de gemeente besproken. De gemeente kon zich in alle voorstellen vinden en vervolgens hebben wij deze aan Woonvisie voorgelegd.’

Grote hoeveelheid asbest leidde tot oponthoud

Tijdens de uitvoering stuitte men op veel meer asbest dan uit de inventarisatie was gebleken. Daan Ossewaarde (projectmanager Woonvisie) ‘We hadden destructief onderzoek gedaan en hadden niet verwacht dat de hoeveelheid asbest die we tijdens de uitvoering tegenkwamen zoveel groter was. Dit heeft tot een behoorlijk oponthoud geleid, aanpassing van het plan en natuurlijk tot overschrijding van het budget. Daarnaast konden de doelstellingen van de uitvraag niet meer worden gehaald, namelijk nieuwbouwkwaliteit. Op een aantal plaatsen is het asbest gebleven en achter nieuwe voorzetwanden geplaatst. Op de vraag of nieuwbouw dan niet beter was geweest, antwoordt Arjenne Jetzes ‘Ja zo zou je dat nu wel zeggen. Maar aan nieuwbouw kleefden andere problemen. Met de huidige normen hadden we hier dan geen 42 woningen kunnen realiseren, o.a. wegens de beperking van de hoogte in bestemmingsplan (verdiepingshoogten zouden nu hoger moeten zijn) en de huidige parkeernorm. Wij zijn heel blij met het project. Van een portiekontsluiting is nu een galerij-ontsluiting gemaakt met mooie plattegronden en de woningen ogen geheel nieuw.’

Projectoverstijgend belang helder krijgen

De contractering van het project, na afronding van de concretiseringsfase, vond plaats op basis van UAV-GC. Caroline Weebers (Weebers Vastgoed advocaten) vraagt zich af of dat dit na de Best Value Procurement de beste contractvorm is. De contractvorm is strikt in zijn regels. Sander Willems herkent dit. ‘Ik heb het ook wel als belemmerend ervaren voor de samenwerking. De regels zijn zo strikt voor wat betreft communicatie met wekelijkse rapportages, maar dat is niet de essentie van samenwerken. Misschien was het goed gegaan bij een project zonder problemen, maar het is niet oplossingsgericht. Wij zijn met elkaar aan tafel gegaan om het projectoverstijgend belang helder te krijgen. Dat is uiteindelijk geland in een allonge en een werkbare manier van samenwerken.’ Als vanuit de zaal komt of je dan niet beter in bouwteam kunt werken, geeft Sander Willems aan ‘Mijn ervaring is dat de opdrachtgever dan vaak zijn voorbereiding niet goed heeft gedaan en daar heb je in bouwteamverband echt last van.’

Risico’s delen

Jan van Duijvendijk en Caroline Weebers hebben stellingen voorbereid om met de aanwezigen door te praten over contractvorming. Jan van Duijvendijk trapt af door aan te geven dat goede contracten geïdentificeerd kunnen worden door heldere afspraken over waar risico’s kunnen worden gelegd. Hij doet daarbij een idee van de hand dat risico’s ook gedeeld kunnen worden door opdrachtgever en opdrachtnemer.

Er is een vraag of een BPV gaat passen in de nieuwe Omgevingswet. Daarvoor moet je dan overleg hebben gevoerd met de omgeving. Bij dit project zijn niet veel huurders terugverhuisd, zo meldt Arjenne Jetzes, en met de omgeving is niet meer gecommuniceerd dan wettelijk is vereist. Je zou dit wel veel meer aandacht moeten geven.

Caroline Weebers maakt duidelijk dat de late contractvorming hoort bij BPV. De partij die de wedstrijd heeft gewonnen, loopt niet zomaar weg en werkt het plan verder wel uit. Daar worden condities aan gesteld en als de partij hier niet aan voldoet, wordt nummer twee uit de wachtkamer gehaald. Je zou deze periode goed kunnen afsluiten met een realisatieovereenkomst. Jan van Duijvendijk vult aan dat men wel vaak roept ‘doe maar een bouwteamovereenkomst’, alsof dat een eenduidig contract is. ‘Dat is helemaal niet het geval. Ik kom makkelijk tot 48 varianten van een bouwteamovereenkomst. De naam van de overeenkomst zegt nog helemaal niets.

Aanbesteding zelf goed regelen

Een volgende stelling: ‘Voor een goede en succesvolle aanbesteding is het niet van belang of de Aanbestedingswet 2012 wel of niet van toepassing is. ‘Vanuit de zaal wordt dat beaamd: ‘Je kunt je eigen aanbesteding ook goed regelen, vervolgens een contract sluiten en dat in de kluis leggen.’ Jan van Duijvendijk springt op als door een adder gebeten: ‘Hoe kun je nou een contract in de kluis leggen? Het is het spoorboekje van je samenwerking.’ Hierop wordt geantwoord met de vergelijking met resultaat gericht werken ‘Je hebt toch afgesproken dat je van Parijs naar Rome wil, niet met welk vervoersmiddel en ook niet welke weg je aflegt’. Jan van Duijvendijk ‘Dat klopt, maar een contract is er ook voor procesafspraken. Als er zich iets voordoet, hoe gaan wij dat dan met elkaar kunnen regelen.’ Op de volgende stelling ‘Moeilijke projecten vragen goede overlegstructuur, deskundige mensen en een goed beschreven procedure’ wordt door Sander Willems aangevuld met ‘en vertrouwen’. Tja, en vertrouwen stop je ook niet in de kluis!

Dit artikel is een verkorte weergave van de NRP roadshow wet- en regelgeving. Heb jij een casus die je met mensen wilt delen en waar je een juridische blik interessant vindt, meld je dan bij Erna van Holland. Dan organiseert de NRP Denktank wet- en regelgeving een roadshow bij jou! e.vanholland@nrp.nl