Zelf meervoudig aanbesteden - Vermijd de valkuil

We schetsen een aanbestedingsprocedure in de simpelste vorm. U wil als goed NRP-bedrijf een renovatiewerk aanbesteden. U nodigt daarvoor een aantal gegadigden uit om een aanbieding te doen, laten we zeggen drie aannemers. U verschaft ontwerptekeningen met een technische omschrijving en vraagt of de aannemers willen opgeven voor welk bedrag zij de renovatie willen uitvoeren.

Vervolgens kiest u uit de aanbiedingen de offerte die u het meest geschikt acht, bijvoorbeeld die met de laagste prijs. Of u kiest de aannemer met wie u al eerder zo fijn heeft gewerkt. Die was dan wel niet de laagste inschrijver, maar zijn prijsaanbod lag niet gek ver boven dat van de laagste. Of, als u de inschrijvingsbedragen alle drie te hoog vindt, gaat u naar een bevriende aannemer en gunt u hem het werk ‘omdat hij het wil doen voor een lager bedrag dan van de drie andere’.

We komen later nog eens terug op de vraag of dit aanbestedingsgedrag is toegestaan. We gaan er nu even van uit dat u met een van de drie, of met die vierde, verder gaat en de andere inschrijvers het wel best vinden.

Maar nu! U wil voor deze renovatie een bijzonder contract gebruiken, een modern en fris contract, met goede nieuw ontwikkelde clausules die afwijken van wat gebruikelijk is.

U wil in uw contract bijvoorbeeld speciale clausules opnemen over circulair bouwen.

Of u wil enkele uitstekende artikelen overnemen uit het ontwerp voor de Wet kwaliteitsborging voor het Bouwen. Dat wetsontwerp is namelijk nog steeds niet ingevoerd en we moeten nog maar zien of het ongeschonden door de Eerste Kamer komt. Er zitten in het huidige recht (Titel Aanneming van Werk in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek) immers aspecten van onbalans ten gunste van de aannemer. Het wetsontwerp wil die onbalans wegnemen met een paar prachtige artikelen. Op aanraden van de NRP-Denktank wil u clausules in het contract opnemen die op dat wetsontwerp zijn gebaseerd.

Wat u ten slotte met uw moderne contract ook graag wil, is – als het maar even kan – van die verduivelde meerwerkclaims vermijden. U vermoedt dat er asbest in uw renovatieproject zit en u wil verrassingen voorkomen. Daarom sluit u de mogelijkheid van aanpassing van de aanneemsom wegens een onvoorzien grote hoeveelheid asbest geheel uit.

Dan gaat u met uw mooie conceptcontract naar de aannemer aan wie u heeft gezegd dat hij het werk mag bouwen voor de prijs die hij heeft aangeboden. En vervolgens gaat het mis. Want de aannemer zegt: “Ja ho eens, op zo'n overeenkomst heb ik mijn prijs niet berekend! Hier mag je me niet aan houden!”

Wat ging er fout? U heeft wel tekeningen en een technische omschrijving gegeven, maar u heeft daarbij niet tegelijkertijd het geheel uitgewerkte contract gevoegd, met die mooie clausules die u er zo graag in wil hebben. Had u dat wel gedaan en had u in uw aanbestedingsregels opgenomen dat een inschrijver onherroepelijk gebonden is aan zijn inschrijving en aan dat conceptcontract, dan hoefde u alleen maar te kiezen en te gunnen. Klaar is Kees.

Misschien vraagt u zich af waarom uw NRP-Denktank een blog publiceert over iets wat kennelijk zo eenvoudig is. Het antwoord is simpel. We schrijven deze blog omdat we zo vaak zien dat opdrachtgevers zich - soms wel meer dan eens – bezondigen aan deze eenvoudig te voorkomen fout. De tijd en aandacht die men hieraan besteedt, verdient zich meteen terug.

Jan van Duijvendijk, Barnsteen Advocatuur

NRP Denktank Wet- en Regelgeving